Software oplossingen ondersteunen de processen binnen de organisatie. het scala aan oplossingen is heel groot. Wij ondersteunen bij het project van oriëntatie tot uitlevering en de service na de uitlevering.
Software die wij leveren zijn; automatisch afdrukken van briefpapier, automatische factuurverwerking, workflow generatie, Pharmacom software, printer monitoring (Print Manager), DMS (document management systemen), direct scannen naar bijvoorbeeld AFAS, Exact(online),Sharepoint etc, en follow me/you(AVG).
Hieronder leggen we de meest voorkomende software uit;
Automatische factuurverwerking is ideaal als je organisatie groter is en factureren moet worden goedgekeurd door een financial controller of meerdere personen binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld facturen van € 2.000 tot € 5.000 moeten worden goedgekeurd door de financial controller en alles erboven door de financial controller en de financieel directeur. Zo voorkom je dat er hoge facturen worden betaald zonder goedkeuring.
Follow Me/You zorg ervoor dat je op een van de aanwezige printers je opdrachten op kan halen met een pasje, tag, druppel of pincode. Dit is handig als je meerdere machines in je printer park hebt staan. Deze software is eveneens handig in het kader van de AVG wetgeving dat er geen vertrouwelijke informatie meer rond kan zweven bij de printer zelf. Je krijgt je eigen stukje opslag waar jou opdrachten in staan en die enkel en alleen met jouw identificatie uit de printer gehaald kan worden.
Briefpapier automatisch meeprinten? Geen enkel probleem. Kies bij het printen in het programma welk briefpapier je mee wilt printen en het komt er uit zoals voorheen, enkel hoef je alleen blanco papier aan te schaffen wat de kosten drukt. Het programma is zeer geavanceerd zodat je briefpapier, vervolgpapier en eindpapier in kan stellen.
Pharmacom fontset print de pictogrammen en barcodes vanuit de Pharmacom software mee. Hierbij kan je ook je eigen logo mee printen. Pharmacom fontset is leverbaar op diverse Brother modellen. Deze combinatie is zeer aantrekkelijk vanwege de lage afdrukkosten tegenover de HP en Lexmark printers die gebruikt worden, waar dure cartridges in moeten!
Benieuwd naar wat onze software kan bieden binnen jou organisatie? Maak vrijblijvend een kennismakingsgesprek waar we je er alles over vertellen.
Alle facturen onder controle met Elvy Inkomend Factuurregister (IFR)
Weet u precies hoeveel facturen er dagelijks binnenkomen bij u op de administratie? En heeft u het idee dat uw medewerkers onvoldoende grip hebben en houden op de afhandeling? Dan is er nu de module Inkomend Factuurregister (IFR) van Elvy. Het is een intelligente applicatie die de stroom van facturen digitaal door uw organisatie in goede banen leidt. U heeft altijd inzicht in de status van facturen. En u heeft ook de zekerheid dat, alleen goedgekeurde facturen, worden betaald.
U herkent het ongetwijfeld. Er komt een factuur binnen. In veel gevallen gaat die factuur niet meteen naar de medewerker of de afdeling die de opdracht heeft gegeven. Wie heeft dit of dat besteld? Goedkeuring van die factuur laat daardoor meestal op zich wachten. Daardoor is uw crediteurenadministratie niet meer up to date. En daardoor neemt de kans op fouten toe. Met Elvy IFR is het gehele proces ineens heel inzichtelijk.
Wat doet Elvy IFR precies?
- Facturen die (per post) binnenkomen, worden met Elvy Document Scanning gescand en geregistreerd.
- De factuur gaat vervolgens digitaal door naar de medewerker of de afdeling die de opdracht heeft verstrekt (de ‘budgethouder’).
- Budgethouders zijn vervolgens in de gelegenheid, de factuur te controleren en met één druk op de knop te fiatteren.
- Eerst nog een wijziging aanbrengen? Dat is met Elvy IFR geen enkel probleem. Van te voren kunt u bepalen welke velden wel en welke niet mogen worden gewijzigd.
Maar dat is nog niet alles!
Het gemak van het Inkomend Factuurregister van Elvy gaat nog verder. Zo werkt de applicatie nauw samen met Elvy Document Scanning, dat documenten – zoals inkoop- en verkoopfacturen – digitaliseert. Daarmee vergroot u de efficiency van Elvy IFR nog eens fors: facturen worden nu ook automatisch verwerkt. Om facturen te onderbouwen, is het simpel mogelijk andere (financiële) documenten toe te voegen. Zo weten beslissingsbevoegde managers altijd waar zij over praten.
Zoveel voordelen in één pakket?
- Alle facturen zijn centraal opgeslagen in uw administratie, dus u bent nooit meer facturen kwijt.
- Het is in één oogopslag duidelijk bij wie welke factuur in behandeling is.
- Duurt het afhandelen te lang? U kunt managers toewijzen die de medewerkers monitoren.
- Uitsluitend facturen die zijn goedgekeurd worden ook betaald. U heeft geen last meer van de beruchte ‘spookfacturen’.
- In uw financiële pakket kunt u snel een overzicht oproepen van leveranciers die nog op uw betaling wachten, ook als de factuur nog niet is goedgekeurd. Dus altijd inzicht in uw cashflow!
Gemakkelijk werken met Elvy IFR
Elvy IFR verhoogt de efficiency op uw administratie. Zonder dat medewerkers worden lastiggevallen door software, die niet doet wat het moet doen. Het programma is vriendelijk in gebruik. En ook overal te gebruiken. Elvy IFR is webbased, dus beschikbaar voor elke computer en tablet-pc met internetaansluiting. Bovendien kunt u gevoelige informatie in uw administratie eenvoudig afschermen. Budgethouders die een factuur moeten fiatteren, hoeven geen toegang te hebben tot financiële gegevens in uw administratie.
Kenmerken
- Beschikbaar voor uw financiële pakket.
- Onbeperkt aantal gebruikers.
- Factuurstromen eenvoudig en flexibel aan te leggen.
- Facturen eenvoudig terug te vinden.
- Nooit meer verkeerde, of onterechte betalingen (‘spookfacturen’).
- Elvy IFR is te combineren met meerdere administraties.
- U kunt Elvy IFR gebruiken op uw tablet zoals de Apple iPad en Samsung Tab.
- Elvy IFR werkt samen met Elvy Kostenbeheersing en verplichtingen
- Elvy IFR werkt met elke internet browser.
Meer informatie?
Vraag naar een verhelderende demonstratie van Elvy Inkomend Factuurregister. U ziet dan zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Vraag dan nu een demonstratie aan!
Briefpapier meeprinten? Dit kan eenvoudig met een software oplossing.
In een drukke kantooromgeving is het van cruciaal belang, om specifieke documenten voor specifieke doeleinden, in de kortst mogelijke tijd te produceren. Toch kost het veel tijd en is het soms moeilijk om één document voor een aantal verschillende ontvangers te maken. Hierbij moet niet alleen met de distributie van het document, maar ook met watermerken, extra teksten en formulieren rekening gehouden worden. Easyprint is een veelzijdige oplossing, die het printen en het beheer van speciale documenten, eenvoudiger en sneller maakt.
Easyprint is ideaal om, bijvoorbeeld een factuur te maken, die naar alle relevante afdelingen binnen het bedrijf gestuurd moet worden. Met Easyprint is het mogelijk om te bepalen op welke printers het document afgedrukt moet worden en hoe het document verwerkt moet worden (los, gesorteerd, geniet, etc.). De factuur kan naar de kleurenprinter voor de klant, naar de zwart/wit printer op de verkoopafdeling, naar de eigen printer en de printer van de boekhouding worden afgedrukt. Verder kan bepaald worden welke zelfontworpen watermerken aan welke documenten worden toegevoegd. Zo kan bij de verkoopafdeling de factuur met het watermerk “voor intern gebruik” afgedrukt worden, kan via de virtuele printer, het document digitaal gearchiveerd worden en kan op de kleurenprinter het watermerk “origineel” geprint worden.
Uw voordelen
- Optimalisering van uw documentenstroom
- Geen kosten meer van gedrukte formulieren
- Besparing door vermindering van foute afdrukken
- Snellere aflevering van documenten
- Geen training nodig nadat de printjobs zijn gedefinieerd
- Geen duur briefpapier meer aanschaffen
Besparen op de tijd, dus geld? Neem vrijblijvend contact op!
Minder papier, meer efficiency
De automatische manier om werkprocessen te verbeteren
Het feit is dat, hoe georganiseerd uw kantoor ook is, facturen en andere belangrijke kantoordocumenten vaak worden aangeleverd op papier of in een formaat dat moeilijk in uw werkproces te integreren is. Het kost veel tijd en geld om de documenten te converteren, indexeren en organiseren zodat ze op de juiste plek in uw applicatie kunnen worden opgeslagen. Effectieve en eenduidige automatisering van uw werkprocessen, zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogd, terwijl de operationele kosten dalen. AutoStore, voor snel en efficiënt organiseren van uw documenten, ontlast werknemers van vervelende administratieve taken, zodat zij de handen vrij hebben om te doen waar ze het best in zijn.
AutoStore Foundation
Basis werkprocessen
- Scannen van documenten direct vanaf de multifunctional
- Verwerk met behulp van geavanceerde componenten zoals OCR (volledig en zone)
- OCR/Zone OCR
- Conversie naar diverse bestandsformaten waaronder PDF (inclusief PDF beveiliging en MRC compressie), PDF/A en Office ondersteunende formaten
- Opslag in e-mail en fax, scan to folder, FTP en printer
- Volgen en kennisgevingen versturen
AutoStore Express
Standaard werkprocessen
- Digitaal vastleggen vanuit multifunctional, folder, POP3-mailbox
- OCR/Zone OCR, formaatconversie, herkenning van barcodes (1D, 2D)
- Opslag in applicaties (SharePoint, Lotus Domino), scan to e-mail en fax, scan to folder, FTP en printer
- Volgen en kennisgevingen versturen
AutoStore Workflow
Geavanceerde werkprocessen
Omvat alle functies van AutoStore Express, plus het volgende:
- Vastleggen vanuit elke bron (papier of elektronisch)
- Geavanceerde documentverwerkingsopties
- Opslaan in diverse groupware, secure FTP, fax en meer dan 30 Document management systemen
- Aaanpassing aan persoonlijke wensen
AutoStore neemt uw werk uit handen
AutoStore verhoogt de efficiëntie voor alle afdelingen, bedrijven en organisaties waar papieren documenten onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces. Stroomlijn uw werkprocessen op de crediteuren en debiteuren administratie. Beveilig uw documentprocessen op de afdeling personeelszaken. Optimaliseer toegankelijkheid tot uw documenten in de gezondheidszorg. Dit zijn slechts een paar voorbeelden. Kantoor Partner en AutoSore bespreken en verwerken graag uw specifieke document eisen.
Leg gegevens digitaal vast
Of we het nu hebben over een, op de multifunctional gescand document, of een ontvangen e-mail, de eerste stap is om het document digitaal vast te leggen. AutoStore kan omgaan met documenten, die afkomstig zijn van vele bronnen, zoals multifunctionals, e-mails, PC-desktops, scanners of gedeelde netwerkschijven. De software legt, snel en gemakkelijk, vrijwel elke inhoud in elk formaat vast, indexeert de inhoud en verwerkt deze tot een breed scala aan formaten. En, omdat geen specifieke kennis vereist is, kan AutoStore gemakkelijk door iedereen worden gebruikt.
Proces
AutoStore sorteert en verwerkt informatie volgens de eisen en processen binnen uw bedrijf. Met gebruik van optische karakterherkenning (OCR ) haalt AutoStore tekstgegevens uit papieren documenten. De software kan kop- en voetteksten lezen, evenals datums of btw-gegevens. Bovendien kan de software ook zo worden geprogrammeerd, dat gehele facturen en andere bedrijfsformulieren, worden herkend. Gegevens als onderdelennummers, beschrijvingen, prijzen en andere elementen worden snel en foutloos verwerkt. Al deze gegevens kunnen worden opgeslagen in elk gewenst standaardformaat, zoals MS Word en doorzoekbare Adobe PDF-bestanden en/of worden doorgestuurd naar de door u gebruikte bedrijfs- of document applicatie.
Route
AutoStore verstuurt documenten automatisch naar uw bedrijfstoepassing, zodat documenten, indien nodig, snel en efficiënt kunnen worden teruggevonden. Door minder handmatige verwerking wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd en neemt als gevolg hiervan de productiviteit toe. AutoStore, eventueel aangevuld met Scanshare, is gemakkelijk te integreren in elk standaard systeem en werkt met nagenoeg alle bekende internationale en lokale bedrijfsapplicaties.
Uw voordelen in het kort:
- Verbetert de kantoorproductiviteit, door handmatige processen te reduceren en menselijke fouten tot een minimum te beperken
- Vereenvoudig, bedrijfsprocessen, door uw documentstromen te automatiseren
- Minimaliseert de operationele kosten door de kosten voor handmatige opslag en gegevensinvoer, etc. te reduceren
- Zorgt voor wettelijke conformiteit op basis van een veilige, op regels gebaseerde documentenverwerking
- Versnelt de administratieve werkprocessen, door documenten automatisch naar de door u gewenste toepassing/werknemer te sturen
De oplossing, Accounting, houdt alle opdrachten op uw multifunctionals exact bij. Met de webgebaseerde beheertool heeft u centraal toegang tot de tellerstanden van alle geregistreerde systemen. Ook kunt u prints eenvoudig herleiden naar gebruikers, afdelingen of projecten. Accounting is ideaal voor kantooromgevingen, vanaf enkele medewerkers en registreert van alle systemen, de afdruk-, kopieer-, scan- en faxactiviteiten. Op basis van deze informatie worden gegevens geanalyseerd en gevisualiseerd. Door beter inzicht is kostenbeheer en -toewijzing eenvoudig te realiseren. Niet zelden blijken er kostenbesparingen mogelijk. Bijvoorbeeld door een efficiëntere inzet van systemen, of het instellen van uitvoerlimieten.
De voordelen van Accounting:
– één interface voor toegang tot alle tellerstanden, wat systeembeheerders tijd en werk bespaart;
– efficiënt kostenbeheer voor gebruikers en accounts met gedetailleerde informatie over afdelingen of projecten;
– hogere productiviteit dankzij de optimalisatie van de infrastructuur van multifunctionals en printers in lijn met de gebruiksrapporten;
– centraal beheer van limieten met kostenbesparingen tot gevolg: individuele uitvoerlimieten voorkomen dat werknemers te veel (lees: onnodig) afdrukken, zodat de kosten binnen de begroting blijven.
Benieuwd wat dit voor u kan betekenen? Neem vrijblijvend contact op!
De krachtige oplossing voor het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen
Document management systemen (DMS) dienen voor het elektronisch archiveren en beheren van documenten en informatie. Ze bieden mogelijkheden tot een efficiënt beheer van, snelle toegang tot en betrouwbare controle van informatie, gedurende alle fases van de levenscyclus ervan.
Hierdoor is het mogelijk sneller, efficiënter, veiliger en goedkoper te werken.
Een DMS vormt het centrale kennisplatform waarop alle informatie (zowel op papier als digitaal) bijeen is gebracht, om zo nodig snel te kunnen worden opgevraagd.
De belangrijkste voordelen van een DMS zijn:
- Documenten en informatie worden bijeengebracht in een elektronisch archief, waardoor informatie centraal en snel beschikbaar is.
- Branchespecifiek kunnen verschillende soorten documenten (contracten, e-mails, facturen, etc.), in aparte elektronische dossiers worden samengevoegd. Zo kan snel, een duidelijk overzicht van alle informatie over specifieke taken, worden verkregen.
- E-mails kunnen inclusief bijlagen aan specifieke bedrijfsprocessen worden gekoppeld en overeenkomstig de wettelijke voorschriften worden bewaard.
- Met behulp van elektronische workflows kunnen afdelingsoverstijgende ondernemingsprocessen worden aangestuurd, zodat taken op tijd worden uitgevoerd.
- Van afzonderlijke documenten wordt de wijzigingshistorie bijgehouden en bewaard waardoor betrouwbaarheid en transparantie zijn gewaarborgd, met name wanneer meer mensen met dezelfde documenten werken.
- Alle belangrijke bedrijfsinformatie wordt conform de wettelijke voorschriften bewaard.
- De DMS-software kan flexibel worden geïntegreerd in Microsoft Office-programma’s en een groot aantal andere bedrijfstoepassingen, waaronder ERP-, CRM-, CAD- en e-mailsystemen. Hierdoor ontstaat één centraal informatieplatform.
Welke DMS-oplossing is voor uw onderneming het best?
Elk bedrijf stelt weer zijn eigen specifieke eisen, om een optimaal rendement uit zijn DMS-systeem te halen. Wij hebben hiervoor een ruim aanbod aan aanvullende uitbreidingsmodules en -interfaces.
Wij vertellen u graag meer.
Wilt u weten welke meerwaarde een DMS voor jouw onderneming kan bieden? Maak dan een afspraak voor een presentatie bij u op het bedrijf.
Het printen van documenten is niet meer weg te denken uit de reguliere bedrijfsprocessen: wie binnen de organisatie wil printen, kán printen. Informatieveiligheid en print efficiency zijn daarmee echter niet altijd gegarandeerd. Want hoe houdt u documenten vertrouwelijk als de multifunctional op de gang staat? En zouden uw medewerkers niet verstandiger printen als u de kosten direct aan de persoon, de afdeling of het project toewijst? De oplossing, Follow-me, helpt u meer grip te krijgen: uw organisatie print veiliger, efficiënter en bovendien een stuk groener.
Bedrijfsdata behoort zo mogelijk tot het belangrijkste kapitaal van uw organisatie. Hoewel bijzonder waardevol, is deze data ook uiterst kwetsbaar. De oplossing Follow-me zorgt voor bescherming: de medewerker geeft een printopdracht, waarna hij deze op iedere multifunctional in het printerpark kan afdrukken met behulp van zijn of haar pincode. Veilig afdrukken was nog nooit zo eenvoudig. Follow-me zorgt ook voor een optimaal gebruik van het printerpark. De verspilling door afdrukken die nooit worden opgehaald, neemt af, waardoor afdrukvolumes dalen en de kosten-eficiency stijgt.
De voordelen van Follow-me:
– verhoogt de waarde van multifunctionals in het netwerk ten opzichte van printers;
– is eenvoudig te begrijpen, te implementeren en aan te passen;
– verbetert de veiligheid van de documentuitvoer door alleen na verificatie af te drukken;
– voorkomt het risico dat afdrukken onbeheerd op de uitvoer blijven liggen;
– verwijdert documenten na het printen direct van de printserver (optioneel);
– zorgt voor volledige mobiliteit (overal) en flexibiliteit (altijd) op elk ondersteund systeem;
– voorkomt dat afdrukopdrachten naar het verkeerde uitvoersysteem worden gestuurd;
– verbetert milieuvriendelijk printen door het voorkomen van onbedoelde afdrukken (minder papierafval);
– verhoogt de productiviteit en kostenefficiency;
– pas uw afdrukbeleid toe met behulp van rulebased printen.
Wist u, dat u ook een pasje kunt gebruiken, i.p.v. een pincode? Dit kan bijvoorbeeld ook een bestaand pasje of een tag zijn!
Benieuwd wat dit voor uw bedrijf kan betekenen? Neem vrijblijvend contact op!
Bij apothekers wordt veelal gebruik gemaakt van de Pharmacom Software van Pharmapartners.
De Pharmacom Fontset module kan in een selectie van Brother en Kyocera printers/multifunctionals worden geplaatst, waardoor de apotheker direct vanuit zijn Pharmacom software de pictogrammen en barcodes kan afdrukken. Optioneel kan ook het logo van de apotheker worden toegevoegd aan de module.
Bijkomend voordeel is dat deze printers/multifunctionals beschikken over de mogelijkheid om A6 documenten vanuit de lade te printen, wat door de apotheker wordt gebruikt voor het afdrukken van recepten etc.
Het scannen van een document is eenvoudig te realiseren. Organisaties gebruiken veelal een documentinformatiesysteem, enterprise recource planning en customer relation managementapplicatie om documenten op te slaan en weer eenvoudig terug te vinden.
Kantoor Partner biedt voor deze bedrijfsapplicaties standaardoplossingen, die snel en eenvoudig kunnen worden geïmplementeerd binnen uw bestaande bedrijfsproces en -omgeving. Hierdoor kunt u aanzienlijke besparingen realiseren in tijd en geld en uw bedrijfsprocessen vele malen efficiënter inrichten.
Natuurlijk bestaat de mogelijkheid om deze standaardconcepten speciaal voor uw bedrijfsproces verder te optimaliseren.
